Efektivita je schopnosť dosiahnuť požadovaný výsledok alebo výstup s minimálnym množstvom vynaložených zdrojov, ako sú čas, peniaze alebo úsilie. Zjednodušene povedané, efektivita odpovedá na otázku „Ako dobre robíme veci?“. Cieľom je robiť veci správnym spôsobom – rýchlejšie, lacnejšie a s menším počtom chýb.
Efektivita vs. Efektívnosť: Aký je v tom rozdiel?
Tieto dva pojmy sa často zamieňajú, no označujú dve odlišné veci. Pochopenie rozdielu je kľúčové pre správne riadenie firmy:
- Efektivita (Efficiency) = Robiť veci správne. Zameriava sa na proces. Je o optimalizácii a minimalizácii plytvania.
- Efektívnosť (Effectiveness) = Robiť správne veci. Zameriava sa na výsledok. Je o dosahovaní stanovených cieľov.
Príklad: Predstavte si, že vaším cieľom je dostať sa na druhú stranu rieky (to je efektívnosť).
- Efektívny a efektívny prístup: Postavíte most (správna vec) čo najrýchlejšie a najlacnejšie (správnym spôsobom).
- Neefektívny, ale stále efektívny prístup: Rieku preplávate. Cieľ ste dosiahli, ale minuli ste pri tom veľa energie.
- Neefektívny a neefektívny prístup: Rýchlo a dokonale staviate rebrík na brehu rieky. Robíte to síce efektívne, ale robíte nesprávnu vec, ktorá vás k cieľu nepriblíži.
Ideálne je byť efektívny aj efektívny zároveň.
Ako zvýšiť efektivitu v podnikaní?
- Automatizujte opakujúce sa úlohy: Využívajte softvér na automatické posielanie faktúr, e-mailov alebo príspevkov na sociálne siete.
- Štandardizujte procesy: Vytvorte si kontrolné zoznamy (checklisty) a postupy pre bežné činnosti. Zabezpečíte tak konzistentnú kvalitu a znížite počet chýb.
- Delegujte: Nesnažte sa robiť všetko sami. Úlohy, ktoré nemusíte robiť vy osobne, delegujte na zamestnancov alebo externistov.
- Merajte a analyzujte: Sledujte, koľko času vám zaberajú jednotlivé činnosti, a hľadajte miesta, kde vznikajú „úzke hrdlá“.
⭐ Tip od BiznisUp.sk
Najväčším zabijakom efektivity v dnešnej dobe je multitasking a neustále vyrušovanie. Skúste si osvojiť techniku „časových blokov“. Vyhraďte si v kalendári napríklad 90 minút, počas ktorých vypnete všetky notifikácie na telefóne aj počítači, zatvoríte emailového klienta a sústredíte sa len na JEDNU dôležitú úlohu. Budete prekvapený, koľko práce dokážete urobiť, keď vás nič nevyrušuje. Efektivita nie je o tom robiť viac vecí naraz, ale o tom robiť jednu vec poriadne.
O princípoch produktivity a efektivity píše vo svojich knihách a článkoch svetoznámy autor James Clear. Jeho blog je plný vedecky podložených stratégií na zlepšenie pracovných návykov (v angličtine).
Súvisiace pojmy v slovníku
- Produktivita
- Automatizácia
- Outsourcing
- Projektový manažment
- Proces
- KPI (Key Performance Indicator)
- Manažment