Archivácia účtovných dokladov je zákonom stanovená povinnosť pre každého podnikateľa, ktorá spočíva v bezpečnom uchovávaní účtovnej dokumentácie po presne určenú dobu. Nejde len o „odkladanie starých papierov“, ale o dôležitý proces, ktorý vás môže ochrániť pri daňovej kontrole a poskytuje cenný prehľad o histórii vašej firmy.
Prečo je správna archivácia účtovných dokladov dôležitá?
Správne vedený archív nie je byrokracia, ale vaša ochrana a vizitka poriadku vo firme. Dôvodov na dôslednú archiváciu je niekoľko:
- Zákonná povinnosť: Jej nedodržanie môže byť sankcionované pokutou.
- Dôkazový materiál: Dokumenty slúžia ako dôkaz pri daňovej kontrole, súdnych sporoch alebo pri uplatňovaní reklamácií.
- Historický prehľad: Poskytuje vám cenné dáta pre finančnú analýzu a strategické rozhodovanie v budúcnosti.
Aké sú lehoty na archiváciu? (Najdôležitejší prehľad)
Dĺžka uchovávania sa líši podľa typu dokumentu. Zákon o účtovníctve stanovuje nasledujúce minimálne lehoty:
- Účtovná závierka a výročná správa: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
- Účtovné doklady (faktúry, pokladničné doklady, zmluvy): 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
- Účtovné knihy (napr. denník, hlavná kniha): 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
- Mzdové listy: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
- Inventúrne súpisy, účtový rozvrh: 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Pozor! Niektoré špeciálne zákony, napríklad zákon o DPH, môžu vyžadovať aj dlhšiu lehotu uchovávania.
Fyzický vs. Elektronický archív: Čo hovorí zákon?
Zákon umožňuje viesť archív v písomnej (fyzickej) aj v technickej (elektronickej) forme. Pri elektronickej archivácii musíte zaručiť vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť dokumentu počas celej lehoty archivácie. Dôležité je tiež mať k elektronickým dokumentom aj všetky dáta potrebné na ich otvorenie a prečítanie (napr. príslušný softvér).
⭐ Tip od BiznisUp.sk
Nespoliehajte sa na šanóny v pivnici, ktoré môže zničiť vlhkosť alebo škodcovia. V 21. storočí je najefektívnejší digitálny archív. Vytvorte si jednoduchý systém v cloude (napr. Google Drive, OneDrive, Dropbox). Po každom účtovnom období si všetky dôležité dokumenty naskenujte a uložte do priečinka s jasným názvom, napríklad „ARCHIV_2024“. Zabezpečíte si tak prístup k dokladom odkiaľkoľvek a ochránite sa pred ich fyzickým zničením. Nezabudnite si cloudové úložisko pravidelne zálohovať!
Povinnosť archivácie a konkrétne lehoty upravuje Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, konkrétne v § 35 a § 36. Celé znenie si môžete prečítať na portáli Slov-Lex.
Súvisiace pojmy v slovníku
- Účtovná závierka
- Faktúra
- Účtovný doklad
- Daňové priznanie
- Daňová kontrola
- Zákon o účtovníctve