Administratíva v podnikaní predstavuje súbor všetkých riadiacich, organizačných a kancelárskych úloh, ktoré sú nevyhnutné pre plynulý chod firmy. Zahŕňa všetko od spracovania faktúr a emailovej komunikácie až po archiváciu dokumentov a plánovanie stretnutí. Pre mnohých podnikateľov je to časovo najnáročnejšia a najmenej obľúbená časť ich práce.
Čo všetko patrí do firemnej administratívy?
Rozsah administratívnych úloh závisí od veľkosti a zamerania firmy, no medzi tie najbežnejšie patria:
- Fakturácia a evidencia platieb: Vystavovanie, posielanie a evidencia odberateľských a dodávateľských faktúr.
- Komunikácia: Vybavovanie emailov, telefonátov so zákazníkmi, dodávateľmi a úradmi.
- Príprava podkladov pre účtovníctvo: Triedenie a odovzdávanie dokladov účtovníkovi.
- Správa dokumentov: Príprava a archivácia zmlúv, dohôd, objednávok a iných dôležitých dokumentov.
- Plánovanie: Organizácia kalendára, plánovanie stretnutí a firemných ciest.
- Personálna agenda: Správa dochádzky, dovoleniek a ďalších záznamov o zamestnancoch.
Ako si zjednodušiť a zautomatizovať administratívu?
Efektívne zvládnutá administratíva vám uvoľní ruky a umožní vám sústrediť sa na rast firmy. Vyskúšajte tieto osvedčené postupy:
- Využívajte online nástroje: Moderné softvéry vám môžu ušetriť desiatky hodín mesačne. Používajte online fakturačné programy (napr. iKros, SuperFaktúra), nástroje na riadenie projektov (napr. Asana, Trello) a cloudové úložiská (Google Drive, OneDrive).
- Vytvorte si šablóny: Pre opakujúce sa činnosti, ako sú odpovede na emaily, cenové ponuky alebo zmluvy, si vytvorte predpripravené šablóny.
- Delegujte alebo outsourcujte: Zvážte najatie virtuálnej asistentky alebo odovzdajte časť agendy (napr. prípravu podkladov pre účtovníctvo) externej firme.
- Stanovte si „admin day“: Vyhraďte si jeden konkrétny blok času v týždni (napr. piatok dopoludnia) a venujte ho výlučne administratíve. Nebudete tak hasiť malé požiare každý deň a úlohy sa vám nebudú hromadiť.
⭐ Tip od BiznisUp.sk
Najväčším nákladom pri administratíve nie je cena softvéru, ale váš vlastný čas. Každá hodina, ktorú strávite „papierovaním“, je hodina, kedy ste nemohli pracovať na raste firmy alebo pre svojich kľúčových klientov. Vypočítajte si svoju hodinovú sadzbu. Ak vám nástroj za 20 € mesačne ušetrí čo i len jednu hodinu práce, je to okamžite zisková investícia. Prestaňte vnímať administratívu ako nutné zlo a začnite ju vnímať ako proces, ktorý sa dá a musí optimalizovať.
O efektivite a produktivite existuje mnoho metodológií. Jednou z najznámejších je „Getting Things Done“ od Davida Allena, ktorá ponúka systém na organizáciu úloh a zníženie stresu z administratívy (v angličtine).
Súvisiace pojmy v slovníku na pojem Administrátiva
- Fakturácia
- Účtovníctvo
- Projektový manažment
- Automatizácia
- Outsourcing
- Efektivita
- Softvér